10 Tips Membuat Gathering Virtual Online yang Seru dan Menyenangkan

Kegiatan Employee Gathering diakui dapat meningkatkan rasa kebersamaan, menumbuhkan energi dan memacu motivasi setelah sibuk bekerja. Namun, dalam situasi pandemi seperti sekarang ini, pemerintah melarang kegiatan untuk berkumpul. Sehingga, pelaksanaan gathering secara tatap muka tidak dapat dilaksanakan.

Dengan ragam kondisi yang ada, tentu saja gathering secara virtual menjadi salah satu cara yang yang dapat dilakukan. Tapi apakah gathering virtual bisa seseru gathering tatap muka seperti biasanya? Lalu, bagaimana cara agar virtual gathering bisa memberikan manfaat dan dampak selayaknya gathering offline?

Melalui artikel singkat ini, kami mencoba berbagi tips cara membuat gathering virtual yang seru dan menyenangkan berdasarkan pengalaman kami dalam melaksanakan gathering secara online bagi lebih dari 2.500 orang peserta dari ragam klien yang kami miliki.

———

Melaksanakan Gathering Virtual

Untuk melaksanakan Gathering Virtual, biasanya kita menggunakan platform online meeting seperti zoom, Ms Team, Webex, Google Meets dan lain lain. Namun kita perlu mengusahakan agar pelaksanaan Gathering Virtual ini berbeda dengan meeting online seperti biasanya.  Karena tentunya, acara ini adalah acara istimewa yang berbeda dengan meeting online seperti saat bekerja. Jika kita membuat Virtual Gathering ini sama dengan meeting online biasanya, akan membuat peserta kurang bersemangat. Sehingga salah satu kunci utama dari virtual gathering yang sukses ialah, buat menjadi berbeda.

Beberapa hal yang bisa kita lakukan untuk membuat Virtual Gathering  ini berbeda adalah dengan melakukan beberapa hal berikut:

1. Gunakan Studio Virtual

Untuk membuat tampilan meeting online berbeda dan menarik bagi peserta, maka kita dapat menggunakan studio virtual. Dengan menambahkan software broadcast seperti OBS atau vMix dan kamera digital, kita dapat mengatur tampilan dalam platform meeting online seolah layaknya berada di panggung yang sebenarnya. Dengan tampilan yang seolah nyata ini, maka peserta akan merasa kegiatan Virtual Gathering ini adalah kegiatan spesial yang berbeda dari meeting online seperti biasa.

2. Buat Aktivitas Ice Breaking Online

Dalam kegiatan gathering biasanya kita melakukan kegiatan ice breaking untuk memecahkan suasana dan menyiapkan peserta untuk mengikuti kegiatan. Hal ini tentu saja dapat diadaptasi dalam kegiatan Virtual Gathering ini. Kegiatan Ice Breaking di awal kegiatan dapat membuat peserta semakin tertarik untuk mengikuti acara sampai akhir. Banyak sekali kegiatan Ice Breaking yang dapat diadaptasi ke dalam format virtual. Contoh yang paling sederhana adalah dengan Follow The Leader atau Brain Gym. Keberhasilan pelaksanaan ice breaking ini dapat menjadi kunci kesuksesan acara Anda.

3. Bentuk kelompok kecil dan berikan aktivitas Team Building virtual

Situasi Pademi Covid-19 ini memaksa kita untuk merubah cara kerja. Tantangan yang diberikan bekerja dari jarak jauh membawa dampak tersendiri bagi Tim. Kebosanan, jarang bersosialisasi dengan rekan kerja, waktu kerja tidak menentu, jadwal meeting online yang menyita waktu dan kendala-kendala bekerja secara virtual dapat mempengaruhi kerjasama dan kinerja Tim. Salah satu cara yang dapat dilakukan untuk kembali meningkatkan kerjasama dan kinerja Tim adalah dengan melakukan Gathering online ini.

Pelaksanaan Virtual Gathering Kantor umumnya melibatkan seluruh pegawai dengan jumlah peserta yang cukup banyak. Sehingga seringkali timbul kesulitan untuk melibatkan seluruh peserta dalam kegiatan. Dengan format online, keterlibatan aktif peserta menjadi tantangan dalam acara Virtual Gathering Kantor ini. Oleh karena itu, kita perlu membuat kelompok-kelompok kecil yang didampingi oleh fasilitator. Dalam kelompok kecil kita dapat memberikan aktivitas Team Building yang dapat menumbuhkan semangat kebersamaan kelompok serta meningkatkan kerjasama antar anggota Tim.

4. Berikan kuis atau tebak-tebakan seru

Untuk membuat Gathering Virtual ini semakin seru dan menyenangkan, kita dapat memberikan kuis atau tebak-tebakan kepada peserta. Banyak tipe kuis yang bisa dibuat seperti Tebak Gambar, Teka-teki atau pertanyaan-pertanyaan terkait perusahaan. Kuis ini dapat diberikan dalam format personal maupun dipertandingkan antar kelompok. Tapi jangan membuat kuis yang terlalu sulit, buat pertanyaan-pertanyaan dengan tingkat kesulitan menengah. Akan lebih baik jika pertanyaan yang diajukan adalah pertanyaan yang lucu sehingga dapat menghibur peserta. Dan jangan lupa untuk memberikan hadiah bagi yang berhasil menjawab.

5. Berikan kesempatan bagi peserta untuk berbagi mengenai pengalamannya

Setiap orang pasti ingin merasa terlibat dan dilibatkan dalam kegiatan Virtual Gathering kantor ini. Oleh karena itu kita perlu memberikan kesempatan kepada peserta untuk berbagi mengenai pengalaman yang dirasakan saat mengikuti kegiatan. Dengan berbagi mengenenai keseruan yang dirasakan, kita bisa mendapatkan afirmasi positif menganai keberhasilan dari event Gathering Virtual yang kita laksanakan.

6. Sisipkan video atau file multimedia yang menghibur peserta

Tentu saja, ini bukan acara meeting yang serius. Dengan ragam tujuan yang dinginkan dari acara ini, kita bisa membuatnya lebih hidup, seru dan berkesan dengan menyelipkan materi audio visual sebagai bagian dari rangkaian acara. Misal, Anda dapat menampilkan video yang sedang viral dari TikTok sebagai kejutan kecil dari acara. Dengan video tersebut, kita dapat mengajak peserta untuk membuat sebuah battle joget ala TikTok antar peserta. Admin Zoom dapat melakukan Spotlight acak pada peserta secara bergantian.

Sering kali, ketidaksiapan peserta menjadi momen lucu tersendiri dari acara, disamping hal tersebut juga “memaksa” mereka untuk terus intens mengikuti acara.

7. Berikan hadiah atau doorprize

Siapa yang tidak ingin mendapatkan hadiah? Hadiah sudah pasti akan dapat menarik minat pegawai untuk mengikuti acara Virtual Gathering Kantor. Kita perlu menyisihkan sebagian anggaran untuk memberikan hadiah bagi peserta. Hadiah yang disediakan tidak perlu yang mahal. Kesan penting dari hadiah ini adalah sebagai bentuk apresiasi dari perusahaan kepada karyawan. Pilih hadiah yang tidak terlalu mahal tapi spesial. Hadiah dapat diberikan kepada kelompok pemenang, peserta yang menjawab kuis atau bisa juga dibuat dengan pengundian dengan software doorprize.

8. Angkat animo peserta sebelum hari pelaksanaan

Salah satu tolok ukur keberhasilan pelaksanaan Virtual Gathering adalah tingkat partisipasi seluruh pegawai dalam acara ini. Oleh karena itu kita perlu meningkatkan animo peserta sebelum pelaksanaan agar seluruh pegawai hadir pada saat pelaksanaan. Hal yang dapat kita lakukan adalah dengan membuat publikasi acara yang disebarkan kepada seluruh pegawai sebelum pelaksanaan acara. Dan tentu saja tidak lupa untuk terus mengingatkan peserta untuk hadir di momen spesial Gathering Virtual kita ini.

9. Ajak peserta membagikan keseruan ke media sosial

Salah satu cara untuk membuat Virtual Gathering kantor kita menjadi lebih menarik adalah dengan mengajak peserta untuk membagikan keseruan acara ke media sosial. Saat ini kita juga dapat menggunakan fitur di twibbon untuk mengajak peserta membagikan foto dengan bingkai khusus Virtual Gathering kantor kita. Upaya ini dapat membuat seluruh pegawai ingin mengikuti acara yang kita lakukan.

10. Gunakan jasa penyedia layanan Gathering Virtual

Pelaksanaan Gathering Virtual memang sebuah momen krusial bagi perusahaan untuk meningkatkan kembali kerjasama dan kinerja karyawan. Acara ini juga adalah momen spesial bagi seluruh karyawan, dan tentu saja juga menjadi momen krusial bagi panitia pelaksana. Keberhasilan acara ini akan membuat panitia mendapatkan apresiasi dan ucapan terima kasih dari peserta dan manajemen. Oleh karena itu, untuk menjamin keberhasilan  Gathering Virtual seperti ini, ada baiknya menggunakan jasa penyedia layanan professional yang telah berpengalaman.